Номенклатура дел

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве документов организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК(Центральная экспертная комиссия) организации направляется на согласование с ЭПК (Экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:документы постоянного и временного хранения нужно группировать в отдельные дела, включать в дело по одному экземпляру каждого документа, группировать в дело документы одного календарного года.

Существуют особые требования к оформлению дел, принимаемых в архив, с которыми мы вас хотим ознакомить.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; брошюровку; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя, составление внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: проводится систематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Архивная опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись выполняет три важнейшие функции:информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную закрепляет систематизацию дел внутри фонда. Архивная опись состоит из двух частей:собственно описи, то есть перечня дел и справочного аппарата к описи. Опись документов состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:порядкового номера, делопроизводственного индекса заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа, крайних дат документов в деле, количества листов в деле, примечаний.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Задачи экспертизы ценности следующие: первая - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на постоянное хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву. Вторая задача -определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: для долговременного хранения и для временного хранения. Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений. Четвертая задача – отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел. В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Государственные архивы – учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно наиболее ценные архивные документы. При ликвидации предприятия документация подлежит передачи в государственный архив на постоянное хранение.

Ведомственные архивы- структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении. В процессе передачи на архивное хранение документов необходимо проверить:правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Основным документом, на основании которого производится прием на хранение документов, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами в ведомственный архив передаются два экземпляра описи. Один экземпляр остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов.

Как вы уже успели убедиться – это трудоемкая работа, требующая особого внимания и профессиональных знаний. Но вы можете облегчить себе задачу, если обратитесь в компанию АРХЕОВЕД к грамотным квалифицированным специалистам, которые готовы в удобное для Вас время произвести архивную обработку документов с последующим их уничтожением и сдачей на хранение.